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Archiv März 2015

Kein Chef, kein Eis – wie bitte?

Eisbecher

(c) oldskoolman.de

So langsam kommen die ersten Sonnenstrahlen wieder raus. Es wird wärmer. Die Temperatur steigt und damit auch bei vielen Menschen die Lust auf etwas Süßes und Kaltes. Eis ist angesagt. Ein befreundeter Eisdielenbesitzer zeigte mir erst kürzlich seine neuesten Eiskreationen – einzigartig in der Region und wirklich sehr lecker. Da stehen sonntags lange Schlangen am „Fenster“.

Ich war nicht nur zum Schlemmen da, sondern ich habe mir die Prozesse im Fensterverkauf angeschaut und für ihn ein Konzept entwickelt, wie er die – vom Gesetzgeber vorgeschriebene – „Kassenführung am Fenster“ so beschleunigen und vereinfachen kann, dass er den Preis halten kann. „Hier gehen pro Tag mehrere hundert Kilo Eis über die Ladentheke. Wir produzieren teilweise Tag und Nacht.“ Eine große Herausforderung für das gesamte Team.

Da schaut er mich stolz an und sagt: „Ich habe alle Rezepte im Kopf….“ Ich: „Eben. DU hast alles im Kopf.“

Als Führungsberater denke ich immer einen Schritt weiter. Der engagierte junge Mann ist topfit. Der Laden boomt. Dennoch gibt es Situationen im Leben, in denen ein Chef durch Krankheit, Unfall oder auch andere unvorhersehbare Ereignisse für eine gewisse Zeit oder – im schlimmsten Fall – für immer ausfällt. Und daher ist die Eisdiele ein sehr greifbares und einfaches Beispiel dafür, worum sich Unternehmer rechtzeitig Gedanken machen müssen.

Auf die Eisdiele bezogen, wenn ein strahlender Sonntag ist und rund 300 Leute vorm Laden stehen:

  • Wenn der Chef für zwei Wochen ins Krankenhaus muss, wer übernimmt dann die Führung?
  • Wer kennt überhaupt die Rezepte für über 100 Eissorten? Wer kann diese in vergleichbarer Qualität herstellen?
  • Wer darf was entscheiden, ohne Rücksprache im Krankenhaus zu halten (vor allem dann, wenn der Arzt absolute Ruhe verordnet hat)?
  • Wer kommuniziert wie die Situation gegenüber den Kunden, die spätestens nach drei Tagen fragen?
  • Wer steuert den Personaleinsatz?
  • Wer hat Zugriff auf die Abrechnungssoftware?
  • Wer kümmert sich um die Lieferanten?
  • Wer darf Rechnungen und Abnahmebelege unterschreiben?
  • die Liste darf gerne weitergedacht werden.

Schauen Sie mal da: Es geht „nur“ um eine Eisdiele. Was passiert in Ihrem Unternehmen in einem vergleichbaren Fall? Hoffen wir, dass der Worst Case niemals eintritt. Kümmern Sie sich aber in guten Zeiten darum, dass es im Fall der Fälle trotz allem weitergehen kann. Nehmen Sie in diesen Prozess bitte alle Beteiligten mit ins Boot.

Gute Führungskräfte machen ihre Mitarbeiter so fit, dass der Laden eine gewisse Zeit auch ohne sie laufen kann. Und zwar so, dass der Kunde davon nichts mitbekommt. Wie Sie das am besten erreichen? In dem Sie den Worst Case ganz gezielt und gesteuert „passieren“ lassen – und ganz offen und deutlich mit dem Team die entdeckten Lücken ansprechen, beurteilen und daraus Lösungen für die Zukunft entwickeln. Ihr Team wird so handlungsfähig, dass es dadurch auch im normalen Tagesgeschäft ganz gut auf Sie verzichten könnte.

Sie werden sehen: Als Chef können Sie wieder öfter in Ruhe Eis essen gehen!

Viel Erfolg und Gesundheit.

JME

Teamführung in der Praxis – Planung bietet Freiräume.

Beispiel Planungsmatrix

Beispiel für eine Teamplanung

Je einfacher, desto besser. Ja. Das stimmt. Aber ist die Zeit für eine grobe Planung wirklich überflüssig? Ein ganz klares Nein. Von der Hand in den Mund zu arbeiten, das bedeutet Chaos und hat mit Flexibilität nichts zu tun. Mitarbeiter stehen rum und müssen fragen, was sie als nächstes tun sollen. Ein bisschen zu flexibel, wie ich meine.

Hier mal ein Beispiel, wo ein Teamleiter der Baubranche (Türen und Fenster) in unserer gemeinsamen Zusammenarbeit ein Hilfsmittel für die Praxis erarbeitet hat. Das kennen Sie bereits? Prima! Dann haben Ihre Teamleiter dieses Problem nicht. Aber er hatte einfach keinen Überblick, wie er den Tag auf der Baustelle strukturieren und koordinieren kann. Zu viele Leerlaufzeiten waren das Thema. Zu wenig Übersicht und Zeit, um sich mal einen Überblick über die Arbeitsergebnisse des Teams – rechtzeitig – zu verschaffen (siehe Führungsprozess: Kontrolle).

Das Thema war auch, an welcher Stelle Pausen möglich sind (hier der worst case: ein 10 Stunden Tag, also müssen Pausen gemäß dem Arbeitszeitgesetz auch unbedingt mit eingeplant werden. Auch der Wechsel der Tätigkeiten im Sinne einer körperlichen Entlastung müssen geplant werden).

Auch in der Planungshilfe drin: Zeiten für Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz. Verminderung von Such- und Wegezeiten (5A oder 5S aus der Industrie). Und: Sehr wichtig, dass Zeiten für die Koordinierung und Absprachen mit eingeplant werden. Das erspart „Nachsitzen“. Als wir die Planungs-Matrix erarbeitet haben, bekam er leuchtende Augen. Das hätte er zwar schon so im Kopf, aber dann doch nicht so klar. Endlich hätte er etwas „Greifbares“.

Natürlich ist die Planungshilfe nur ein grober Ansatz und er musste das für sich anpassen. Es war ja auch nur als Ansatz für seine zukünftige Teamführung und Planung gedacht. Er hat es dann mit Leben gefüllt.

Sein Feedback: „Damit kann ich wirklich was im täglichen Leben anfangen. Man merkt, dass Du viele Jahre in der Praxis warst und die Probleme vor Ort kennst.“ Einige Wochen später: „Wir kommen viel besser klar. Wir schaffen unsere Aufträge besser und haben trotzdem Pausen. Mein Team ist dadurch viel motivierter, weil wir Freiräume für Unvorhergesehenes haben.“

Ja. Und deswegen macht mir das so viel Freude, meine Erfahrungen weiter zu geben. Hohe Schule? Nein. Das sind Basics, die leider zu oft fehlen – und das kostet richtig Geld.

Viel Erfolg und Gesundheit.

JME